Когда организации сдают 2 ндфл. Доходы облагались по разным ставкам

Справка по форме 2-НДФЛ (Налог на доходы физических лиц) – это документ, которым все российские работодатели отчитываются перед налоговыми органами за доходы и налоговые отчисления своих сотрудников. В справке 2-НДФЛ указываются суммы доходов, вычетов и налогов, начисленных от заработной платы для передачи в бюджет.

За правильность подачи 2-НДФЛ отвечают организации, но у частных лиц, на которых оформлена данная справка, интерес к 2-НДФЛ также есть, так как копия этого документа часто используется для проверки уровня дохода при оценке заявок на .

Срок сдачи отчетности 2-НДФЛ за прошлый год

Отчетным периодом для формы 2-НДФЛ являются 12 месяцев истекшего года. На сбор и обработку сведений, дается еще два месяца. Затем наступает срок сдачи декларации за прошлый год.

Сроки сдачи отчетности 2-НДФЛ за 2019 год наступает не позднее 1 апреля 2019 года.

Форму 2-НДФЛ за 2016 год сдавали в 2017, и так далее.

Однако в вопросе о сроках сдачи 2-НДФЛ не все так однозначно. Лица, на которых заполняется данная форма, разделяются на тех:

  • с кого удержали подоходный налог за 2019 год;
  • тех, с кого этот налог не удерживали.
  • цифра «1» присваивается тем, за кого налоги уплачены;
  • цифра «2» становится признаком тех, с кого налоги не удерживались.

Номера «1» и «2» проставляются в каждой форме 2-НДФЛ

Срок сдачи 2 НДФЛ для ИП и юр лиц в 2019 году

Конечные сроки сдачи отчетности 2 НДФЛ зависят как раз от этих кодов:

  • документы, помеченные «1», сдаются не позже 1 апреля;
  • документы с кодом «2» на тех, с кого не был удержан подоходный налог в прошлом году, сдаются до 1 марта.

Многие думают, что срок сдачи отчетности за прошлый год – первый день второго квартала текущего года. Это верно лишь для тех, с кого уже был удержан подоходный налог, тех, чьи декларации обозначены кодом «1».

Всем бухгалтерским работникам нужно помнить, что у наемного работника нет обязанности заполнять, сдавать или каким-то еще образом участвовать в оформлении 2-НДФЛ. Ответственности за неправильное составление или несвоевременную сдачу этого документа работник не несет. Все штрафные санкции ложатся на предприятие, их величина составляет – 200 рублей за каждую не сданную в срок справку, 500 рублей за каждую справку с недостоверными сведениями. Факт уплаты этих штрафов не освобождает предприятие от необходимости исправить ситуацию, в том числе переделать и подать справку.

Такие правила лишний раз подчеркивают необходимость правильного составления 2-НДФЛ. Напомним, как это должно происходить.

Как заполняется и подается форма 2-НДФЛ

Этот документ заполняется на каждого сотрудника организации индивидуально. Цифры берутся из первичных бухгалтерских документов.

Но есть некоторые общие для всех справок 2-НДФЛ требования. В ней обязательно заполняется пять разделов:

  • название и местоположение организации-работодателя, все его реквизиты: номер счета и адрес банка, номера ИНН, КПП, код по ОКТМО, телефонный номер;
  • данные работника: фамилия, имя, отчество, ИНН, дата рождения, гражданство;
  • помесячное указание доходов за отчетный период облагаемых подоходным налогом по ставке 13%;
  • налоговые вычеты: имущественные, социальные и стандартные, с соответствующими кодами;
  • суммарные результаты доходов, налогов и вычетов.

Форма 2-НДФЛ подтверждается подписью руководителя и печатью предприятия.

Образец заполненной справки 2-НДФЛ за 2019 год будет иметь примерно такой вид:

Добавим, что при смене работы в течение отчетного срока каждый работодатель заполняет справку только за свой период.

Бухгалтера готовят 2 НДФЛ для своих сотрудников и для ИФНС. Отчетность по НДФЛ для налоговых агентов предусматривает две формы: 6 НДФЛ и 2 НДФЛ. И если первая сдается одним документом по всем физическим лицам, то вторая заполняется на каждого работника или иного лица, получавшего доходы от организации отдельно. Рассмотрим, в какие сроки сдается 2 НДФЛ налоговыми агентами.

Представлять документы обязаны все юридические лица и ИП, выплачивающие доходы физическим лицам. В отчетность включаются не только трудоустроенные сотрудники, но и работники по договорам ГПХ и остальные физические лица, которым компания выплачивала вознаграждения, за исключением:

  • контрагентов по договорам купли-продажи;
  • акционерам (при получении дивидендов).

Справка отражает информацию обо всех выплаченных доходах по определенному человеку, а также показывает сумму исчисленного налога.

Она бывает двух видов:

  • С признаком 1 – заполняется по всем физическим лицам, с которых полностью удержан налог;
  • с признаком 2 – заполняется, если с человека невозможно удержать НДФЛ.

Форма 2 НДФЛ имеет утвержденный бланк, она заполняется за каждый календарный год. Если фирма прекращает свою деятельность или происходит реорганизация до окончания налогового периода, отчетность сдается с начала текущего года до момента ликвидации или реорганизации.

Когда сдавать форму 2 НДФЛ

Сроком сдачи 2 НДФЛ с признаком 1 является 1 апреля года, следующего за отчетным периодом. Предоставление документа с признаком 2 – не позднее 1 марта. Если крайняя дата, например 1 апреля, выпадает на субботу или воскресенье, срок сдачи 2 НДФЛ переносится на ближайший рабочий день.

Есть два варианта подачи формы 2 НДФЛ:

  • На бумажном носителе – только для юридических лиц и ИП, чья численность работников не превышает 25 человек;
  • электронная форма – для всех остальных.

Сдача отчета в налоговую инспекцию в электронной версии происходит через оператора, предоставляющего такие услуги. Использовать накопители или электронную почту нельзя.

Бумажные бланки можно сдать двумя способами:

  • Лично принести в инспекцию;
  • отправить почтой, письмом с уведомлением и описью.

Отчетность сдают в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Если у организации имеется обособленное подразделение, самостоятельно производящее выплаты физ. лицам, по сотрудникам справки сдаются по месту нахождения филиала.

ИП предоставляет отчетность в зависимости от режима налогообложения. Если это УСН или ОСНО, то декларации подаются по месту прописки. Предприниматели на патенте или ЕНВД обязаны сдать отчетность по месту ведения деятельности.

Что грозит за не представление

Не сдача 2 НДФЛ влечет за собой наложение штрафа на предприятие – 200 рублей. Штраф накладывается за каждый не сданный документ, если компания не представила справки по 100 работникам – штраф за нарушение составит 20 000 рублей.

Ответственность в соответствии с законодательством РФ за пропущенный срок сдачи справки 2 НДФЛ предусмотрена и для физических лиц:

  • Для ответственных лиц – 100-300 руб.;
  • для руководителей – 300-500 руб.

Налоговый инспектор, при наличии расхождений или неточностей в документе, может оштрафовать организацию за предоставление недостоверных сведений – 500 рублей за каждое нарушение. Компания избежит санкций, если бухгалтер самостоятельно найдет ошибку и исправит ее, подав корректирующий документ до того, как неточность обнаружит инспектор.

Досрочная сдача отчетности не спасет от претензий налоговиков. Например, срок сдачи 2 НДФЛ в организации пришелся на январь, в феврале инспекция обнаружила ошибки и проинформировала об этом организацию. Несмотря на то, что срок подачи документа не позднее 1 апреля и фирма успевает внести изменения в отчетность к этому времени, ее все равно оштрафуют.

Сдача отчетности по НДФЛ обязательна для всех предприятий и ИП, производящих выплаты физ. лицам. Общий срок предоставления данных – 1 апреля следующего года. Иногда возникают ситуации, что с работника нельзя полностью удержать налог, в этом случае подавать справку нужно не позднее 1 марта.

Отчетность сдается по электронным каналам связи, но маленькие предприятия могут представить документы в бумажном виде. Нарушение сроков подачи отчетности влечет за собой наложение штрафных санкций на юридических и физических лиц.

Вероятно, нет ни одного официально трудоустроенного человека, который хотя бы раз в жизни не запрашивал справку 2-НДФЛ в бухгалтерии своей организации. А те, кто этого еще не делал, наверняка слышали о ней от своих знакомых. Разбираем, в чем особенность этой справки и почему она так прочно вошла в жизнь наших сограждан.

Что такое справка 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ – это официальный документ о доходах работника за определенный период, чаще всего за календарный год.

Цифра 2 в начале названия не связана с содержанием справки, а просто является порядковым номером этого вида документа среди прочих форм. Например, первичный документ о доходах физического лица называется 1-НДФЛ, а форма представляет собой шаблон для заполнения налоговой декларации. Все эти документы объединяет одна аббревиатура – , что значит «налог на доходы физических лиц».

Эта справка может понадобиться сотруднику на руки. С компьютеризацией учета в наше время составить эту справку не составляет труда, так как данные для нее генерируются из программы автоматически.

Согласно статье 62 Трудового кодекса, работодатель обязан бесплатно выдать справку работнику по его устному запросу или по заявлению в течение трех дней. Обычно справка выдается без каких-либо затруднений.

2-НДФЛ может быть выдана как за предыдущие годы, так и за текущий, еще не завершившийся год. Работник не обязан сообщать своей организации, зачем ему нужна справка.

Справка 2-НДФЛ и работодатель

По общему правилу, работник обязан отдавать 13% своих доходов государству. Если речь идет о наемном труде, то сотруднику не нужно самостоятельно идти в налоговую службу и подавать декларацию о своих доходах. За него это делает его работодатель, выступая его личным налоговым агентом.

Именно работодатель отчитывается в доходах своих работников и уплачивает с начисленной им зарплаты подоходный налог, подавая справку 2-НДФЛ по каждому из них.

Согласно 230-ой статье НК, налоговые агенты обязаны представить справку в местный налоговый орган не позднее 1 апреля. Сведения должны относиться к предыдущему году.

В том случае, если удержать налог не представляется возможным, работодатель также должен заявить об этом в инспекцию, но не позднее 1 марта. К таким случаям можно отнести пример, когда компания вручила своим сотрудникам путевки в санаторий в качестве стимулирующего подарка.

Какая информация содержится в справке 2-НДФЛ

2-НДФЛ является главным источником сведений о доходах работника и удержанных налогах.

Справка содержит несколько разделов, где представлена следующая информация:

  • За какой период составлена справка;
  • Данные о налоговом агенте (работодателе): официальное название организации, телефон для связи, прочие реквизиты;
  • Данные о получателе дохода (работнике): ФИО, серия и номер документа (паспорта), прописка, гражданство;
  • Облагаемые налогом доходы, ставка дохода (чаще всего 13%), суммы дохода, расписанные по месяцам и разбитые по кодам. Например, в январе работник Иванов получил доход 30 тысяч рублей, 20 тысяч из которых идут по коду 2000 (собственно вознаграждение за труд), 6 тысяч – по коду 2510 (доход в натуральной форме — когда организация оплачивает работнику питание, обучение), и 4 тысячи – по коду 2012 (отпускные выплаты). Как правило, ежегодно ФНС утверждает обновленный перечень кодов, который уже насчитывает несколько десятков позиций;
  • Сведения о налоговых вычетах (если есть);
  • Суммарные величины: общий доход за период, налоговая база (доход минус вычеты) и исчисленный налог. По последней сумме видно сколько подоходного налога работник заплатил в казну через своего работодателя;
  • В конце документа указан уполномоченный представитель организации, который несет ответственность за правдивость приведенных сведений.

Куда нужна справка 2-НДФЛ

2-НДФЛ можно поставить в один ряд с ключевыми документами гражданина. Действительно, если паспорт удостоверяет личность, водительские права убеждают в умении и праве водить автомобиль, то справка о доходах затрагивает одну из важнейших характеристик человека – его платежеспособность.

В России справку по форме 2-НДФЛ запрашивают следующие структуры:

Кто требует

Для чего нужна 2-НДФЛ

Для кредита. Перед тем как предоставить крупную сумму в кредит, банк обязан оценить состоятельность заемщика. Пристальное внимание к доходам особенно актуально при ипотечном кредитовании – для банка это важно, когда на кону действительно большие деньги

2. Новый работодатель

Отдел кадров может запросить у своего нового сотрудника справку с предыдущего места работы. Это необходимо для определения размера подоходного налога с начала календарного года

3. Налоговая служба

В некоторых случаях государство поддерживает своих граждан, частично или полностью возвращая уплаченные ими в бюджет суммы подоходного налога. Эту операцию называют налоговым вычетом. Вычет возможен, например, при покупке жилья, или когда родители оплачивают обучение студента в платном вузе

Справка 2-НДФЛ нужна, если работник участвует в судебных разбирательствах, касающихся трудовых аспектов. Также ее требуют для правильного расчета выплат по

5. Орган опеки и попечительства

Для усыновления ребенка потенциальные родители, среди прочих документов, подают справку 2-НДФЛ в орган опеки по месту жительства

6. Орган социальной защиты населения

Для того чтобы семья была признана малоимущей и имела право на выплаты от государства, в местные органы соцзащиты, среди прочих, представляется справка о доходах

7. Посольство

Нет определенного ответа, нужна ли 2-НДФЛ для визы. В отдельных случаях посольство может запросить , но по сложившейся практике бывает достаточно справки с места работы и выписки с банковского счета

Распространенные ошибки в справке 2-НДФЛ

Данные по работникам за 2018 год сдаются по новой форме. Она утверждена приказом ФНС №ММВ-7-11/566 от 02.10.2018 г. В данном приказе содержится не только форма бланка отчета, но и несколько приложений, включающие в себя правила его заполнения, сдачи, а также бланк, который нужно будет выдать на руки работнику по его просьбе, это приложение №5 Приказа.

Несмотря на унифицированную форму, иногда в ней допускаются ошибки:

  • В справке отсутствует подпись уполномоченного представителя. Так как справка 2-НДФЛ является налоговым, а не бухгалтерским документом, необязательно, чтобы ее подписывал руководитель предприятия. Обычно назначается представитель, например, главный бухгалтер.
  • Печать должна быть «мокрой» – многие инстанции не принимают ксерокопии и факсы, имеет силу только оригинальный документ;
  • В справке есть исправления. Корректор, зачеркивания делают ее недействительной;
  • Дата указана не в формате ДД/ММ/ГГ;
  • Неточности в форме записи денежных величин. Сумму налога, прописанного в справке, приводят без копеек: округляют до рублей в большую или меньшую сторону. Но остальные суммы все же указывают с точностью до копеек;
  • Самый печальный вариант – когда в справке неверно отражены доходы работника. В первую очередь сотрудник должен убедиться, что его фактическая зарплата является «белой». Это легко проверить по .

Справка 2-НДФЛ и фриланс

Раньше фрилансерами считались просто удаленные работники, официально оформленные у работодателя. Теперь большая доля фрилансеров работает без какой-либо регистрации в налоговых органах, а со своими заказчиками не заключает трудового договора. Все строится на условиях взаимного доверия и устных договоренностей.

Так как рынок фриланса стремительно развивается, законодатели предусмотрели статус для граждан, которые не являются ИП и оказывают услуги другим физическим лицам для личных, подсобных и иных нужд. Они получили статус так называемых самозанятых граждан. Для самозанятых граждан также предусмотрены налоговые каникулы на период до 2-х лет.

Но пока реальность такова, что подавляющее большинство фрилансеров остаются в тени и не платят никаких налогов. Дело здесь не только в незаконности такой работы, но и в невозможности пользоваться некоторыми инструментами, которые доступны официально трудоустроенным гражданам. К примеру, если фрилансеру понадобится справка 2-НДФЛ, ему просто неоткуда будет ее взять.

Поэтому законодатели и дальше продолжают совершенствовать механизм так называемой легализации самозанятых граждан. Также можно рассмотреть патентную систему, являющуюся наиболее удачным вариантом ведения бизнеса данными физлицами. Как еще можно «легализоваться»?

Решения могут быть такими:

  1. , работать на со ставкой 6 %, отражать доходы в КУДИР (книге учета доходов и расходов) либо вести бизнес на УСНО, иметь свой , электронный кошелек. Каждые три месяца подавать налоговую декларацию по месту жительства. Первую декларацию для налоговой можно заполнить через посредника (таких организаций полно в любом городе, в том числе и в интернете), стоимость обычно не превышает тысячи рублей. А все последующие, посмотрев на образец, заполнять самостоятельно.

Минусы : если фрилансер – «мелкая рыбешка», то есть его доходы совсем скромные, просто обидно отщипывать налоговый кусок от заработков. По букве закона так нужно делать, но по логике это глупость. К тому же никто не стреляет пушкой по воробьям – вряд ли налоговая заинтересуется субъектом с небольшими денежными поступлениями.

  1. Можно заключить с постоянным заказчиком гражданско-правовой договор. В этом случае заказчик станет налоговым агентом работника и будет обязан перечислять его подоходный налог, а также делать социальные взносы.

Минусы : не так много шансов, что заказчик захочет взять на себя такое бремя – только если это не крупный игрок на рынке, которому важна его репутация и законность действий.

  1. Обзавестись официальной работой, которую легко совмещать с основным источником доходов. С одной стороны, справка 2-НДФЛ обеспечена, с другой стороны – можно спокойно заниматься любимым делом.

Минусы : непросто найти такую работу-ширму, причем не совсем копеечную, ведь иначе сама справка 2-НДФЛ потеряет свой смысл. Какой банк даст кредит, если заработок в 2-НДФЛ смехотворный?

Пример: если программист устроен официально, он может на своем рабочем месте делать «левые» заказы. В идеале нужно, чтобы он работал не там, где нужна сдельная работа, и никто, кроме самого работника, не понимал, сколько времени он тратит на то или иное задание. Кроме того, нужно иметь талант балансировать между официальным и неофициальными боссами – и, как говорится, «не палиться».

До 1 апреля 2014 года включительно все налоговые агенты должны за 2013 год. Форма осталась прежняя — она утверждена приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

Обратите внимание! За каждую несданную справку 2-НДФЛ инспекторы вправе выписать штраф по 200 руб. (ст. 126 НК РФ). Выяснить, что компания не отчиталась, налоговики могут по среднесписочной численности и .

Однако в справке есть небольшие, но важные изменения. Более того, в течение всего прошлого года чиновники выпустили несколько разъяснений, касающихся заполнения и сдачи справок 2-НДФЛ.

Наглядный образец справки поможет вам сориентироваться при заполнении, не упустить ничего важного (см. ниже). А из таблицы (см. далее) вы узнаете, когда справки 2-НДФЛ подавать вообще не нужно.

Ответственности за то, что компания заполнила справку с ошибками, нет. Налоговики могут оштрафовать организацию, только если справки не сданы — по 200 руб. за каждый отсутствующий документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). В то же время инспекторы вправе запросить пояснения, если увидят нестыковки и противоречия.

Когда не нужно сдавать справки 2-НДФЛ

Ситуация

Почему не надо составлять справку 2-НДФЛ

Компания выплатила доходы, освобожденные от НДФЛ

Освобожденные от НДФЛ доходы в справку не включайте. К таким доходам, в частности, относятся пособия по беременности и родам. А также другие выплаты, которые не облагаются НДФЛ в полной сумме (ст. 217 НК РФ). Например, алименты, материальная помощь в связи со стихийным бедствием и пр. В отношении этих выплат компания налоговым агентом не является

Компания выплачивает доходы предпринимателям

Если организация выплачивала доход предпринимателю (например, закупала у него товар), удерживать с этих выплат НДФЛ не требуется. Ведь предприниматели самостоятельно исчисляют и платят НДФЛ. Сведения обо всех суммах, выплаченных предпринимателю в 2013 году, в налоговую инспекцию направлять не нужно, если он предъявил вам:

  • свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет;
  • кассовые или товарные чеки, счета-фактуры, закупочные акты и т. д., содержащие информацию об ОГРНИП и ИНН предпринимателя

Компания покупает имущество у граждан

Допустим, компания приобрела у своего сотрудника автомобиль. Удерживать в таком случае НДФЛ не надо (п. 2 ст. 226 НК РФ). Граждане самостоятельно исчисляют суммы налога, подлежащие уплате в бюджет, и представляют налоговую декларацию (ст. 228 НК РФ)

Компания выдает подарки (материальную помощь) декретницам. Иных налогооблагаемых выплат у сотрудницы в течение года не было

Материальная помощь и подарки в сумме, не превышающей 4000 руб. в пределах календарного года, НДФЛ не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ). В отношении таких доходов компания не признается налоговым агентом

Компания вручила подарки физическим лицам, которые не являются сотрудниками. Например, покупателям во время рекламной акции

В таких ситуациях подарок — это доход в натуральной форме. Но компания не может удержать НДФЛ, так как подарок выдан не деньгами, а вещью. А перечислять налог из собственных средств налоговый агент не вправе (п. 9 ст. 226 НК РФ). Поэтому в месячный срок после окончания года, когда был вручен подарок, надо уведомить инспекцию о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ). В то же время НДФЛ относится к персональным налогам. Это означает, что удержать его можно, только если удастся установить конкретного получателя дохода. При рекламной раздаче подарков это, как правило, сделать затруднительно. А раз так, то и сообщать налоговикам просто не о ком. Более того, налоговики просто физически не могут отследить всех получателей подобных подарков

Компания как комиссионер заключила с гражданином договор на продажу имущества (например, автосалон продает подержанный автомобиль)

Компания не должна представлять в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ. Ведь имущество, поступившее комиссионеру, является собственностью комитента (п. 1 ст. 996 ГК РФ). Поэтому, получая доход от его продажи, комитент (гражданин) должен самостоятельно рассчитать и уплатить НДФЛ

Компания предоставила покупателю-физлицу скидку (бонус) за выполнение определенного объема покупок

Скидка или бонус в виде полного или частичного освобождения от оплаты покупки не являются доходом гражданина в натуральной форме. Ведь чтобы получить подобную скидку, покупатель должен понести определенные расходы и выполнить ряд дополнительных условий. Значит, компания не является в данной ситуации налоговым агентом

У иностранного сотрудника-резидента в первой половине 2013 года закончился контракт на работу в России. Так как его рабочая виза тоже закончилась, он уехал к себе на родину

По итогам года такой сотрудник будет признан нерезидентом. Формально компания должна будет взыскать с него неудержанный НДФЛ. Однако сделать это невозможно. В этой ситуации организация не позднее 31 января 2014 года должна была подать в инспекцию сообщение о том, что налог с него удержать невозможно (п. 5 ст. 226 НК РФ). Для этого используется справка по форме 2-НДФЛ. Но по доходам, с которых налог в течение года компания удержала, к 1 апреля надо сдать справку 2-НДЛФ с признаком 1

Признак справки

Во всех справках 2-НДФЛ, которые вы сдаете к 1 апреля, должен стоять признак 1. Признак 2 предусмотрен только для тех справок, которые компания должна была сдать к 31 января 2014 года, чтобы сообщить о невозможности удержать НДФЛ в 2013 году. Если перепутать этот признак, инспекторы могут решить, что компания с опозданием отчиталась о невозможности удержать налог, а справку 2-НДФЛ за 2013 год и вовсе не представила.

Обратите внимание! В справках 2-НДФЛ, которые надо сдать к 1 апреля, должен стоять признак 1, а не 2. Иначе инспекторы могут посчитать, что справки не сданы.

Более того, если вы сдавали справки с признаком 2, то безопаснее отчитаться по этим же доходам еще и к 1 апреля, представив справку с признаком 1. Так требуют чиновники (письмо Минфина России от 27 октября 2011 г. № 03-04-06/8-290). Иначе налоговики вправе оштрафовать компанию на 200 руб. за каждый документ. Хотя судьи считают, что в такой ситуации отчитываться повторно не нужно (постановление ФАС Уральского округа от 24 сентября 2013 г. № Ф09-9209/13).

Два способа сдать справки 2-НДФЛ

  1. На бумаге: лично или по почте заказным письмом . Оба способа подходят только тем компаниям, у которых в 2013 году количество граждан, получивших доходы, не превысило 10 человек. К справкам нужно приложить реестр сведений о доходах в двух экземплярах, один из которых останется в ИФНС.
  2. Электронно: на дисках (флешках) или через Интернет (спецоператора либо сайт ФНС России). Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. В первом из этих вариантов к каждому файлу нужно приложить бумажный реестр сведений о доходах. Один из этих документов остается в ИФНС, а другой возвращается налоговому агенту. Получив справки через Интернет, инспекция на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением. Далее в течение 10 рабочих дней ИФНС направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах.

ОКТМО вместо ОКАТО (пункт 1.3)

В справках за 2013 год надо ставить новый код ОКТМО. В пункте 1.3 отражайте код того муниципального образования, где получал деньги человек, на которого заполняют справку. То есть код ОКТМО по адресу, где находится сама компания либо ее обособленное подразделение. Быстро найти свой ОКТМО по адресу компании можно на сайте nalog.ru в разделе «Электронные сервисы» > «Федеральная информационная адресная система».

Возможно, код ОКТМО вашей компании или подразделения состоит из восьми цифр. Но в справке под данный показатель отведено 11 знаков. Значит, в трех последних свободных полях ставьте прочерки. Например, код ОКТМО 12445698 в пункте 1.3 надо заполнять так: 12445698 - - -.

Фамилия сотрудника (пункт 2.2)

Если в 2013 году сотрудница сменила фамилию, в справке нужно указать новую. Возможны две ситуации. Первая ситуация: у женщины есть ИНН и она уже сообщила о смене фамилии в свою налоговую инспекцию. Тогда никаких вопросов по справке у налоговиков не возникнет. Вторая ситуация: в базе налоговой службы нет сведений о новой фамилии сотрудницы. Тогда инспекторы обнаружат нестыковку. В этом случае они могут потребовать представить копию паспорта женщины.

Как правило, на практике вторая ситуация встречается чаще. Поэтому заранее приготовьте копию паспорта сотрудницы.

Статус налогоплательщика (пункт 2.3)

Налоговый резидент — это работник, который в течение 12 следующих подряд месяцев провел на территории России 183 календарных дня и более. В таком случае в пункте 2.3 формы 2-НДФЛ надо поставить статус 1. А в шапке раздела 3 — ставку 13 процентов. Соответственно, нерезидент — это сотрудник, который в России находился менее 183 дней. Тогда в пункте 2.3 ставьте статус 2, в названии раздела 3 — ставку 30 процентов.

Код документа (пункт 2.6)

В пункте 2.6 надо заполнить код документа, удостоверяющего личность. Для российских паспортов это код 21. Но представители ФНС России в прошлом году разъяснили, что это касается не всех паспортов. Нужно ставить код 91 «Иные документы», если сотрудник имеет действующий паспорт СССР. Все советские паспорта действительны до их фактической замены, если, конечно, соблюдены условия о вклеивании в них фотографии по достижении 45 лет (письмо ФНС России от 3 июня 2013 г. № ЕД-3-3/1951).

Адрес сотрудника (пункты 2.8 и 2.9)

В пункте 2.8 надо записать адрес сотрудника по месту его постоянной регистрации на основании паспорта или иного подтверждающего документа. Адрес временной регистрации в справке 2-НДФЛ не ставят.

Оформляя раздел 2 в отношении доходов нерезидентов (в том числе граждан России) и иностранцев, достаточно заполнить только пункт 2.9 «Адрес в стране проживания». В данном пункте пишут адрес места жительства гражданина в стране постоянного проживания с указанием кода страны. Пункт 2.8 «Адрес места жительства в Российской Федерации» можно не заполнять.

Облагаемые доходы и НДФЛ (разделы 3 и 5)

Если в течение года доходы сотрудника облагались по разным ставкам, справка должна быть все равно одна. Поясним на примере, как заполнять справку. Предположим, компания выплачивала человеку в течение года доходы, облагаемые по ставкам 13% и 9%. Тогда последовательно заполняйте разделы 3-5 Справки для ставки 13%. А далее заполните разделы 3 и 5 для ставки 9%.

Если форма 2-НДФЛ не умещается на одной странице, заполните необходимое количество листов. В шапке справки пронумеруйте вторую и каждую следующую страницу. При этом поле «Налоговый агент» нужно заполнять на каждой странице справки.

Обратие внимание! Если справка 2-НДФЛ не умещается на одной странице, оформить документ можно на нескольких листах, но надо их пронумеровать.

Зарплата . В разделе 3 отражают начисленную в 2013 году зарплату. Выдана она сотруднику или нет, не важно.

Налог с зарплаты считают удержанным в момент начисления. Поэтому в пункте 5.3 справки 2-НДФЛ отразите сумму исчисленного за 2013 год НДФЛ, а в пункте 5.4 — сумму удержанного налога. Допустим, компания начислила зарплату в конце декабря 2013 года, а выплатила ее 10 января 2014 года. НДФЛ бухгалтер рассчитал в декабре. Удержать же налог надо в тот момент, когда сотрудник получает деньги на руки (п. 4 ст. 226 НК РФ). Тем не менее сумма налога с зарплаты должна попасть не только в пункт 5.3, но и в пункт 5.4 справки 2-НДФЛ.

Правда, есть одно исключение — когда зарплата начислена в 2013 году, но компания к 1 апреля (к сроку сдачи годовых справок) ее не выплатила. В таком случае зарплату надо будет включать уже в справку 2-НДФЛ за 2014 год (письмо ФНС России от 7 октября 2013 г. № БС-4-11/17931@).

Отпускные и другие незарплатные доходы . Предположим, сотрудник был в отпуске, который начался в декабре 2013 года, а закончился уже в январе 2014 года. Отпускные являются фактически полученными в день их выдачи, ведь они не являются доходами за выполнение трудовых обязанностей (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Значит, в состав доходов за декабрь нужно включить всю сумму отпускных, которая выдана сотруднику в декабре. Распределять сумму между декабрем и январем при заполнении справки 2-НДФЛ не надо.

Если же отпускные начислены в 2013 году, но выплачены только в 2014 году, включать их в отчетность по НДФЛ за 2013 год не нужно. Впрочем, как и другие незарплатные доходы (непроизводственные премии, дивиденды, выплаты по гражданско-правовым договорам и т. п.), которые начислены в 2013 году, а будут выплачены в 2014 году. Любой такой денежный доход считается полученным в день его выплаты.

Также не нужно включать в справку 2-НДФЛ отпускные, которые были пересчитаны и удержаны с сотрудника в связи с тем, что его отозвали из отпуска (письмо ФНС России от 24 октября 2013 г. № БС-4-11/19079).

Коды доходов . По каждому виду доходов нужно ставить свой код. Например, по зарплате — 2000, по отпускным — 2012 и т. п. Но по некоторым доходам отдельный код не предусмотрен. Например, по компенсации за неиспользованный отпуск, как связанной, так и не связанной с увольнением. Поэтому надо использовать код 4800 «Иные доходы». При этом серьезной ошибкой будет, если вы укажете код 2000. Ведь, причислив «отпускную» компенсацию к зарплате, бухгалтер уплатит с нее НДФЛ не раньше, чем закончится месяц. Что касается премий к праздникам и юбилеям, то их отражайте в разделе 3 справки как «иные доходы». Не всегда просто определить, какой код дохода присвоить той или иной премии, выданной сотруднику. Тут надо применять следующий принцип. Если премия начислена за производственные результаты, она относится к вознаграждениям за выполнение трудовых или иных обязанностей (код 2000). А если премия выдана, например, к празднику или юбилею, это «иные доходы» (код 4800).

Справки 2-НДФЛ сдают в инспекцию по месту головного офиса, когда:

  1. Сотрудники головного отделения получают доходы от головного офиса.
  2. . В инспекцию по месту компании надо подавать справки по доходам, полученным от головного офиса (с указанием КПП и кода ОКТМО компании).
  3. Работодатель — крупнейший налогоплательщик . По доходам от головного офиса справки сдают по месту учета компании, а по доходам, полученным от обособленного подразделения, компания вправе выбрать, куда отчитываться: либо по своему местонахождению, либо по местонахождению дополнительного офиса.
  4. Сотрудники головного офиса находятся в длительной командировке в обособленном подразделении . Такая служебная поездка не меняет постоянного места работы.

Вычеты (разделы 3 и 4)

В разделе 3 справки предусмотрены графы для отражения кодов и сумм вычетов. Их не надо путать с вычетами, которые отражают в разделе 4.

Обратите внимание! Не перепутайте вычеты в разделах 3 и 4. Они разные, если их продублировать, будет неверно рассчитана налоговая база в пункте 5.2 справки.

В разделе 3 отражают профессиональные налоговые вычеты и суммы, частично освобожденные от НДФЛ на основании статьи 217 Налогового кодекса РФ. Например, материальная помощь в пределах 4000 руб. или подарок не дороже аналогичной суммы. А в разделе 4 указывают только предоставленные стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты. Если такие вычеты отразить еще и в разделе 3, то получится задвоение и налоговая база в пункте 5.2 справки будет рассчитана неверно.

Справки 2-НДФЛ сдают в инспекцию по месту подразделения, когда:

  1. Работники обособленных подразделений получают доходы только от этих же обособленных подразделений.
  2. Сотрудники одновременно получают доходы и в головном офисе, и в обособленном подразделении . В инспекцию по месту подразделения надо подавать справки по доходам, полученным от этого дополнительного офиса (с указанием его КПП и кода ОКТМО).
  3. Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от разных подразделений , которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территории разных инспекций. Встать на учет и сдать справки можно в любую из таких ИФНС.
  4. Компания — крупнейший налогоплательщик решила, что по доходам сотрудников своего обособленного подразделения будет отчитываться по его местонахождению.

Сумма НДФЛ (пункты 5.3—5.7)

В идеале сумма налога исчисленная (п. 5.3), удержанная (п. 5.4) и перечисленная (п. 5.5) должны совпадать. На самом деле эти суммы могут отличаться по вполне обоснованным причинам. Исчислено может быть больше, чем удержано и перечислено (например, при задержке зарплаты).

Удержано тоже может быть больше, чем начислено, например когда с работника взяли лишнее, а потом пересчитали. Если компания не успевает до сдачи справок за 2013 год зачесть (вернуть) сотруднику сумму излишне удержанного НДФЛ, то в пункте 5.6 нужно отразить сумму НДФЛ, не зачтенную (не возвращенную сотруднику) к моменту подачи справки. После заключительных расчетов с сотрудником в инспекцию надо подать уточненную форму 2-НДФЛ.

Обратите внимание!

  1. Форма справки 2-НДФЛ осталась прежняя, в ней уточнена лишь одна строка — теперь вместо ОКАТО надо ставить ОКТМО.
  2. Справки 2-НДФЛ можно сдавать на бумаге, только если сведения заполнены на 10 человек или меньше. В остальных случаях — только электронно: на флешке или через Интернет.
  3. Если в течение года человек получал доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, надо все равно заполнять одну справку 2-НДФЛ.

Февраль 2014 г.

Это ежегодное представление в налоговую инспекцию документа, содержащего сведения о доходах физлиц истекшего календарного года и суммах НДФЛ, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ за этот год по каждому физлицу. Речь идет о сдаче справок о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ (абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ).

2НДФЛ-справка: по какой форме?

Признаки в справке 2-НДФЛ

В справке 2-НДФЛ за 2017 год в числе прочих показателей предусмотрено заполнение поля «Признак». Значение в этом поле может быть 1 или 2.

Признак «1» указывается, если справка 2-НДФЛ представляется в общем порядке в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ .

А когда указывается признак «2» в справке 2-НДФЛ? Сделать это нужно, если справки представляются в связи с тем, что в 2017 году не было возможности удержать у налогоплательщика НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ , Порядок заполнения , утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@).

Сроки сдачи справок 2-НДФЛ за 2017 год

Справки 2-НДФЛ за 2017 год нужно подать в налоговую инспекцию не позднее 02.04.2018 (абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ , п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Если же справки составляются по тем лицам, по которым невозможно было удержать НДФЛ в 2017 году, сдать их нужно будет дважды:

  • не позднее 01.03.2018, указав в справках код «2»;
  • не позднее 02.04.2018, отметив в справках 2-НДФЛ по таким лицам код «1».

Нужна ли печать на справке 2-НДФЛ?

Действующая в настоящее время форма справки 2-НДФЛ не предусматривает проставление на ней печати. Это значит, что и без печати такая справка действительна (Письмо ФНС от 17.02.2016 № БС-4-11/2577@). В то же время организация по своему желанию может поставить печать на форме справки 2-НДФЛ. Недействительной это справку также не сделает.

Справка 2-НДФЛ: где получить?

Иногда работнику необходимы сведения о своих доходах и удержанном налоге. К примеру, требуется обычно справка 2-НДФЛ для кредита или для получения вычетов при представлении в инспекцию налоговой декларации по форме 3-НДФЛ. А как получить справку 2-НДФЛ? Для получения справки работник обращается с заявлением к своему работодателю. При этом он не вправе отказать работнику в выдаче этой справки (п. 3 ст. 230 НК РФ). Выдать справку работодатель должен не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления от работника (

Поделиться: